Международные кейсы использования Microsoft Power Automate

Обычно под автоматизацией рабочих процессов с помощью low-code продуктов подразумевается автоматизация частей бизнес-процессов, чтобы освободить время сотрудников для решения более важных задач. Однако при этом часто упускается из виду, что автоматизация имеет огромный потенциал и может быть использована для быстрого решения больших организационных задач, в том числе и на глобальном уровне. Сегодня мы расскажем о трёх кейсах, когда использование Microsoft Power Automate позволило компаниям справиться с серьёзными проблемами.

Coca-Cola United упростила управление заказами с помощью RPA в Power Automate

Coca-Cola Bottling Company United (Coca-Cola United) поставляет продукцию более 200 000 розничным торговым точкам и ресторанам. Необходимость оптимизации бизнес-процессов возникла, когда Coca-Cola вывела на рынок вендинговый автомат Freestyle. Это автомат со сменным картриджем, позволяющим покупателю создать газировку с миксом вкусов на свой выбор. После того как картридж заканчивается, владельцу автомата необходимо приобретать новый. Компании потребовалось оптимизировать процедуру заказа и выставления счёта, чтобы масштабировать процесс в соответствии со спросом на картриджи.

«Инновации Coca-Cola столкнулись с нашей системой цепочки поставок, — рассказал Боб Минс, директор по бизнес-решениям Coca-Cola Bottling Company United. — Пополнение высокотехнологичных небольших вкусовых картриджей было лучше всего сделать путём аутсорсинга производства, но это создало бэк-офисный кошмар».

Обработка замены картриджа требовала специального агента, чтобы вручную провести его через сложный 11-шаговый процесс, включающий несколько разрозненных систем, таких как SAP и другие. Один агент мог обслуживать только 50 заказов на картриджи Freestyle, однако в очереди стояло около 50 000 заказов.

Power Automate оказалась идеальной платформой для автоматизации этих процессов в Windows и веб-приложениях, благодаря RPA (роботизированным потокам, действующим без участия сотрудника).

Теперь, когда агент вводит заказ в CRM-систему, RPA входит в систему SAP, получает доступ к заказам, отслеживаемым теперь в базе данных SQL Microsoft Azure, а не в электронной таблице Excel, и создаёт заказ на покупку. Затем RPA отправляет заказ в веб-приложения поставщика и отслеживает электронную почту системы выставления счетов и доставки электронных писем, а также извлекает информацию из вложений, чтобы закрыть процесс в системе кредиторской задолженности.

Используя автоматический режим RPA в Power Automate, Coca-Cola United теперь может планировать и запускать события, которые повышают автоматизацию целого ряда задач большого объёма. Облачный агент решения автоматизации, построенный на платформе Azure, может автоматически масштабироваться до любой задачи и взаимодействовать с любым приложением. В результате упрощённый процесс освобождает агента, отвечающего за поставку картриджей, позволяя заказывать заказы по всем каналам колл-центра, торговым представителям на местах и порталу самообслуживания клиентов.

Город Кобе, решение проблемы общения администрации и населения

В первые дни вспышки COVID-19, почти 99% из 1,5 миллионов граждан Кобе обратились за специальной субсидией для тех, чьи средства к существованию были затронуты вирусом. В колл-центр администрации ежедневно поступали 40 000 звонков от встревоженных горожан, отчаянно ищущих обновления статуса своих заявок на получение средств помощи. Чиновникам потребовался быстрый способ обновления данных о COVID-19 на городском сайте.

Всего за один месяц один из ИТ-менеджеров администрации, его помощник, студент университета, и два специалиста Microsoft разработали набор из четырёх приложений, работающих с различными частями платформы Power (Power Automate, Power Apps, Power Virtual Agents и Power BI).

Чтобы решить проблему со звонками, команда создала автоматизированную телефонную службу с использованием Twilio, коммуникационного API-сервиса, который подключается к Microsoft Dataverse через Power Automate. Граждане звонят по этому номеру и вводят номер своей специальной программы наличных платежей. Power Automate получает запрос и запрашивает статус приложения, хранящийся в Dataverse, а затем отвечает Twilio, который воспроизводит автоматическое сообщение, передающее статус заявки гражданину. Команда развернула решение всего за несколько недель, сократив объём звонков на 90%: с 40 000 до 4000 звонков в день.

В течение месяца город развернул ещё три приложения, включая чат-бота, который отвечает на часто задаваемые вопросы о COVID-19, созданного с помощью Power Virtual Agents, и панели мониторинга Power BI, которые автоматически обновляют информацию о COVID-19 на сайте города. Всё это было создано с минимальными затратами времени и ресурсов благодаря использованию Power Platform.

Город Кобе продемонстрировал, что с помощью low-code инструментов в руках немногих людей, даже тех, кто не имеет специальных технических навыков, можно решить масштабные проблемы. По словам мэра Кобе Кидзо Хисамото, город Кобе теперь ожидает новую эру гибких решений. «Службы реагирования на COVID-19, которые чиновники города Кобе построили с помощью платформы Microsoft Power, оказались превосходным способом начать предлагать услуги, которые были разработаны гибким способом. Мы хотели бы ещё больше расширить эти возможности».

Partners In Health (PIH) облегчает работу филиалам в разных странах

PIH предоставляет медицинскую помощь беднейшим районам мира, сотрудничая с местными органами власти в 11 странах, чтобы достижениями современной медицины могли воспользоваться те, кто больше всего нуждается в них. Некоммерческая организация, базирующаяся в Бостоне и Массачусетсе, опирается на глобальные команды — распределённую рабочую среду, включающую множество различных языков, технологий и обширную географию.

Организации необходимо было повысить прозрачность системы передачи информации между своими филиалами, упростить процедуру обмена данными, устранить препятствия и повысить эффективность. В целом стояла задача автоматизировать выполнение задач в командах, используя средства автоматизации.

PIH использовала Power Automate для создания потоков между приложениями, автоматизации повторяющихся задач и предоставления сотрудникам инструментов, которые они могут использовать для создания собственных потоков для повышения производительности. Это позволило тем, кто ближе всего подходит к эпицентру проблем, решать их с помощью Power Automate. Теперь персонал имеет низкокодовые инструменты для масштабной модернизации процессов организации — это в итоге позволило PIH принимать решения, основанные на данных, которые улучшают предоставление медицинских услуг.

Эта некоммерческая организация решила проблему глобального масштаба — оптимизировала процессы и сократила количество повторяющихся задач для команд из 11 стран, каждая из которых столкнулась с уникальными логистическими проблемами. Благодаря простым в работе low-code инструментам, которыми может овладеть любой участник, каждая команда может самостоятельно создавать необходимые ей решения.

«С помощью Power Automate мы можем оптимизировать процессы и сделать данные действенными, чтобы в конечном итоге улучшить процесс принятия решений и продвинуть усилия PIH по обслуживанию пациентов и поддержке нашего сообщества», — уверна Белла Чи-Нин, старший менеджер по информационным системам и аналитике, Partners in Health.

Возможность создайте собственную историю успеха автоматизации

Общая нить, идущая между этими тремя организациями: компанией по розливу напитков, администрацией крупного города и глобальной некоммерческой организацией здравоохранения — необходимость быстрого создания и развёртывания решений автоматизации.

Дав доступ к low-code инструментам автоматизации  тем, кто наиболее близок к проблеме, руководство в каждом из случаев сумело в короткие сроки решить сложные задачи, не затрачивая при этом огромных денежных и временных ресурсов.

У любой организации есть возможность увеличить эффективность своей работы за счёт использования Power Automate. А специалисты нашей компании помогут внедрить современные решения Microsoft.

#Power Automate#Power Platform#Кейс