Предиктивная аналитика – forecast (прогнозов) в Microsoft Dynamics 365

Любовь Алифанова

Подпишитесь, чтобы получать новые статьи

  • Это поле используется для проверочных целей, его следует оставить без изменений.

У современного руководителя распределение ресурсов занимает значительное время. Отдельная тема — это работа над эффективностью команды и отслеживание выполнения бюджетных показателей. Платформа Dynamics предлагает в помощь функционал предиктивной аналитики Forcasting или составление предикативного прогноза.  В этой статье мы рассмотрим пошаговую настройку прогноза и примеры его использования.

Первичная настройка

Первичная настройка прогноза занимает некоторое время у пользователя, но она интуитивно понятна и не вызывает особых сложностей.

Задача функционала — прогнозирование динамики выбранной сущности на основе данных работы группы продаж.

В статье описан процесс создания прогноза для группы продаж.

Прогноз строится на сущности свёртки, например, возможные сделки. В нашем примере верхней сущностью в иерархии назначается пользователь (администратора) — руководитель группы продаж. В правой части экрана автоматически отображается корпоративная иерархия. В нашем примере руководителю подчиняется три менеджера, которые работают в группе продаж.

Выбираем все сделки. В разделе «Составление расписания» указываем, что нужно сделать прогноз на два квартала текущего года (в нашем случае это 2020 год). Альтернативно существует настройка, позволяющая назначить конкретные даты для прогноза. Это нужно для нестандартного периода планирования, в случае, когда нужен прогноз от середины месяца до какого-то периода и т. д.

 

Настройка безопасности

На следующем экране производим настройки безопасности. Это своего рода регламент, описывающий уровни доступа к прогнозу и возможности по работе с данными прогноза.

Три базовые настройки на выбор:

  1. Доступ конкретных ролей безопасности, например, только менеджеры, только руководитель отдела продаж, только топ-менеджеры и т. д.
  2. Доступ для всех ролей безопасности. То есть все сотрудники, имеющие лицензию для доступа к Dynamics, могут работать с прогнозом.
  3. Доступ без использования ролей безопасности. Не рекомендуемый формат, поскольку так у пользователя есть возможность по ошибке опубликовать прогноз в веб.

Компоновка или настройка макета

Производится в двух полях: «План продаж» и «Прогноз».

«План продаж» — это та сумма, которую вы хотите заработать, также это поле можно использовать для того, чтобы фиксировать плановые показатели.

«Прогноз» — это сущность, которая автоматически считает прогноз-показатели.

Далее выбирается одно из полей для детализации прогноза: по статусам или по готовности клиента к покупке. В нашем примере используются классические статусы сделки Dynamics (считать открытой, потерянной, заключённой).

Также по текущему плану продаж департамента, можно настраивать дополнительную фильтрацию на этапе «Данные фильтра» например на уровне компаний. В данном случае, чтобы не усложнять пример, мы пропустим данный шаг.

Активация прогноза

Достаточно нажать на кнопку «Активировать и добавить планы продаж» и работа прогноза запущена. Если данных в системе много, вы активно используете функционал по работе с возможными сделками, то обработка и загрузка данных может занять несколько минут.

Для работы с постановкой задач менеджерам используется сущность Goals (Цели). Но что делать, если вы её не используете, но вам бы очень хотелось иметь плановые показатели и сравнивать с ними фактические?

Для этого предусмотрена простая загрузка плановых показателей через excel -шаблон. Фактически это классический реимпорт данных. Сначала выгружаем и заполняем шаблон значениями для прогноза, где по умолчанию стоят нули. Данные необходимо внести по каждому сотруднику группы продаж, включая руководителя. В нашем случае, на два квартала. Отдельно фиксируем план продаж на всю группу.

Далее простым drag-and-drop необходимо перетащить файл и подтвердить загрузку. Настройка успешно завершена. Можно смело работать с сформированным прогнозом продаж.

Прогноз с точки зрения пользователя

В разделе «Эффективность прогноза» появляется настроенная группа продажи. У каждого сотрудника определён план продаж, отдельно можно видеть план продаж на группу и прогнозное выполнение до конца квартала.

Прогноз можно корректировать вручную. Если руководитель знает, что существуют какие-то данные, не внесённые в Dynamics в настоящий момент.

Например, Allie Bellew в четвертом квартале 2020 года, заключил дополнительную сделку на 100 тысяч, но они пока не зафиксированы в Dynamics CRM. Руководитель может внести их. И система автоматически перестраивает прогноз с учетом новой информации.

Прогноз обновляется каждые 2-3 часа, таймер обновления находится в верхнем правом углу. Таким образом, оперативное добавление данных позволяют использовать систему более эффективно.

Прогнозные данные собираются минимум за 7 календарных дней. Они разбиваются на несколько частей. Это уже реализованные сделки, сделки, которые будут заключены до конца квартала из уже существующих, и новые. Новых сделками считаются сделки, внесенные за последние 7 календарных дней. Поскольку мы только что создали прогноз, то такие значения временно отсутствуют в нашем примере. Общий прогноз суммирует все значения. В итоге по каждому менеджеру мы получаем предикативный анализ его работы за квартал.

Дополнительные формы отчета. Тенденции

В этом разделе система автоматически строит графики по каждому менеджеру и по всей группе продаж. Для правильно построения используются прогнозные значения, которые изменяются в тренде, бюджетные плановые показатели сотрудника и т. д.

На вкладке можно проследить, как снижается объём открытых сделок и конвертируются они в прибыль или нет. Как изменяется количество потерянных и заключенных сделок. Главное преимущество — все собрано на одном экране и позволяет в динамике анализировать, как работает тот или иной сотрудник, руководитель или группа в целом.

Дополнительные формы отчета. Тенденции

Эта вкладка строится на основании автоматических снимков в Dynamics — это фиксация данных на какой-то момент. Они добавляются в систему с помощью настроек прогноза.

На их основе «Поток» формирует отчёт, который позволяет отслеживать денежные потоки внутри группы продаж. Это визуализация движения средств, перетекающих между открытыми, потерянными и заключёнными сделками.

Сведения о прогнозе и анализ тенденций

Этот отчёт объединяет три части:

  • аналитика;
  • перспективный горизонт квартала;
  • движение прогнозных значений и выполнение бюджета.

Заключение

Благодаря тонкой настройке прогноз помогает руководителям увидеть полную картину эффективности работы как группы продаж в целом, так и отдельных сотрудников. Это даёт ценную информацию для аналитики, которая способна показать слабые места и зоны для улучшения в процессах продажах. Разные формы отчётов позволяют взглянуть на прогнозируемое будущее и финансовое здоровье организации с разных точек зрения.

#Dynamics 365 Sales

комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Назад в блог