Автоматизация ввода данных в Power Automate. Роботизация процессов (RPA)

Условия современного рынка требуют от компаний всё большей эффективности бизнес-процессов. Сотрудниками приходится выполнять всё больше работы, значительная часть которой — это повторяющиеся действия, такие как ввод или перенос данных. Перед руководителями встаёт вопрос, а можно ли автоматизировать подобную работу? Да, это возможно с помощью RPA (Robotic Process Automation). Это программный робот, который выполняет заданный набор действий. Он может открыть сайт и скопировать оттуда данные или открыть приложение и что-то ввести в нужные поля. Существуют разные системы этого класса, сегодня мы расскажем о RPA производства Microsoft, которая является частью Power Automate.

Что такое Robotic Process Automation (RPA)?

RPA — это технология, которая позволяет настроить программное обеспечение таким образом, чтобы оно выполняло действия, аналогичные действиям живых сотрудников. Такие программы-роботы используют тот же пользовательский интерфейс для сбора данных и использования приложений, каким пользуются работники компании.

Круг задач, который можно возложить на программного робота, весьма широк. Он может:

• входить в приложения;
• копировать и вставлять данные;
• перемещать файлы и папки;
• распознавать тексты PDF-документов, приложенных к письмам (цифры, имена, фамилии и т. д.);
• вводить данные в различные учётные системы, порталы, браузеры, приложения.

Кроме того, с помощью RPA можно создать цепочки автоматизированных действий,  которые выполняются в различных системах. И благодаря этому количество вариантов использования робота становится практически бесконечным.

Существенным преимуществом RPA является то, что она работает круглосуточно и без выходных, а также в ней исключён фактор человеческой ошибки.

 RPA в Power Automate

Power Automate — это платформа, назначение которой автоматизировать повторяющиеся процессы. Для неё создано более трёхсот коннекторов, которые позволяют наладить взаимодействие между ранее не связанными системами. Например, после получения электронного письма автоматически создавать тикет в техподдержку или заводить «Интерес» в CRM. Также существует возможность создавать свои коннекторы, если компании необходимо подключать самописные приложения. Таким образом можно создать разветвлённую архитектуру бизнес-процессов между 1C, сайтами, порталами и другими корпоративными приложениями.

Включение RPA в Power Automate стало логичным этапом в эволюции платформы. Это дало возможность полностью автоматизировать те участки этой архитектуры, где не требуется обязательное участие сотрудников.

Настройка RPA происходит в удобном конструкторе, где все операции выполняются в визуальном режиме. Большое количество настроек позволяют создать нужную комбинацию действий. При этом сотруднику не требуется знание кода.

Автоматизация действий с помощью RPA позволяет:

• Повысить безопасность, поскольку исключается человеческий фактор.
• Увеличить скорость.
• Уменьшить некреативную нагрузку на персонал.

Кейс

С помощью программного робота можно решить проблему отслеживания состояния оборудования.

Представьте, есть некая компания, занимающаяся обслуживанием промышленных холодильников. Состояние каждого холодильника можно посмотреть в веб-браузере, но для этого нужно постоянно заходить туда и смотреть, работает он или нет.

В этом случае RPA задаётся следующий алгоритм:

• Зайти на нужную страницу и считывать состояние агрегата.
• Если всё нормально, то следующая проверка через 15 минут.
• Если холодильник не работает, зайти через 3 минуты, потом ещё через несколько минут.
• В случае если он так и не включился, создать запись в журнале вызова техников с указанием адреса.

Как только запись будет создана, менеджер отправит на эту точку ближайшую свободную бригаду. Таким образом время от поломки до прибытия сервисных инженеров существенно сокращается, что положительно скажется на впечатлениях клиента. А для самой сервисной компании это означает, что не нужно выделять отдельного сотрудника, который будет только мониторить состояние холодильников на разных предприятиях.

UI Flows

Кроме конструктора, в Power Automate интенсивно развивается подтип потоков, объединёных названием UI Flows. Они позволяют записывать действия пользователей в окне браузера и в дальнейшем воспроизводить их при выполнении определённых условий.

С помощью UI Flows можно автоматизировать действия в 1С или в приложениях SAP, а также копировать данные оттуда.

Эти потоки можно объединять в каскады, создавать циклы действий и регулировать время их прохождения.

Power Automate Desktop

Power Automate Desktop – это клиентское приложение, устанавливающееся на компьютер. С его помощью можно осуществлять множество действий, которые связаны с клиентскими приложениями на сервере или виртуальной машине. Причём редактировать их можно в реальном времени.

Последовательность действий записываются в плеер и повторяется по мере необходимости автоматически. Она может быть такой:

·       Открыть приложение.

·       Ввести логин и пароль, дождаться входа.

·       Ввести нужные данные в определённом поле.

·       Дождаться результата, скопировать его и вставить в указанный файл.

Таким образом можно автоматизировать ту часть работы, которая связана с внесением в базы данных компании информации из внешних систем, отправкой писем после изменений в определённых полях CRM и т. д.

А также можно настроить список исключений. То есть указать условия, при которых последовательность действий должна прерваться.

Условия использования

Для того чтобы использовать RPA, нужно приобрести лицензию Power Automate для каждого сотрудника, который будет создавать программного робота. Для этого требуется Премиум подписка. Этот тип лицензирования имеет некоторые нюансы, поэтому напишите нам, мы сможем сказать точную стоимость в вашем случае.

Заключение

RPA — это способ автоматизировать бизнес-процессы на корпоративном уровне. С его помощью можно сократить трудозатраты на рутинную работу, полностью переложив её на программных роботов.

Для компаний, занимающихся сервисным обслуживанием, это возможность автоматизировать обработку заявок от клиентов, формирование документации, мониторинг оборудования и многое другое.

#Power Automate#Power Platform#RPA