Microsoft Dynamics 365 Portal: работа с подрядчиками

Любовь Алифанова

Подпишитесь, чтобы получать новые статьи

  • Это поле используется для проверочных целей, его следует оставить без изменений.

Microsoft Portal Dynamics 365 — это быстро разворачиваемая система для решения различных бизнес-задач. Благодаря гибкости и простоте настройки с её помощью можно оптимизировать разные процессы. В этой статье мы рассмотрим частный случай — автоматизацию работы с подрядчиками.

Кейс

Крупным компаниям приходится работать со множеством подрядчиков, поставляющих расходные материалы, предоставляющих арендные площади или полевое обслуживание и так далее. В общем случае цикл работы, с точки зрения менеджера компании, выглядит так:

  • подрядчик сообщает о своём желании сотрудничать;
  • менеджер высылает список документов, необходимых для начала работы;
  • подрядчик присылает пакет документов;
  • менеджер проверяет их. Если чего-то не хватает, сообщает об этом и ждёт, пока пришлют недостающие;
  • происходит проверка документов;
  • в случае положительного заключения происходит оформление договора о сотрудничестве.

Если сотрудничество длительное, то менеджеру нужно отслеживать сроки действия документов и присылать уведомления о приближении окончания их актуальности.

Ситуация осложняется тем, что у разных типов подрядчиков стартовые пакеты документов отличаются. Кроме этого, неизбежно появляются случаи, когда пакет формируется индивидуально, то есть он отличается от типовых. Всё это требует времени, а отслеживание актуальности документации — довольно трудоёмкий процесс.

Автоматизация работы

С помощью портала Dynamics значительную часть этого процесса можно автоматизировать. При этом процедура аккредитации по простоте приближается к регистрации в обычном интернет-магазине.

Этап первый

  • Подрядчик заходит на сайт, где видит форму регистрации.
  • Вводит электронную почту, пароль и ждёт, когда придёт ссылка с подтверждением.

На входе можно настроить проверку адресов по чёрному списку компании, чтобы сразу же отсекать заведомо неблагонадежных подрядчиков.

Этап второй

  • После подтверждения регистрации подрядчик попадает на страницу, где нужно загрузить стартовый пакет документов.
  • Рядом с названиями документов размещены всплывающие подсказки, в которых подробно описаны требования.
  • Подрядчик прикрепляет документ. Если всё в порядке, около поля появляется зелёная галочка, если формат не соответствует — красный крестик.
  • После того как весь пакет прикреплён, он отправляется на проверку, если же каких-то документов не хватает, отправка не производится.

Настройки страницы аккредитации задаются в CRM, поэтому существует возможность в рамках одного портала работать с разными типами подрядчиков, то есть в зависимости от типа подрядчика отправлять  его на подходящую страницу загрузки документов.

Этап третий

Проверка документов производится по схеме, установленной руководством компании. Если вердикт положительный, то подрядчику открывается личный кабинет, в котором хранятся его документы, приходят уведомления и т.д.

Этап четвёртый

Портал отслеживает даты окончания срока действия документов. Когда до них остаётся заданное количество дней, автоматически отправляются уведомления подрядчику и менеджеру, за которым он закреплён.

Работа с тендерами

Отдельным случаем работы с подрядчиками является проведение тендеров. При этом портал может выглядеть как тендерная площадка с личными кабинетами участников, где они видят, в каком состоянии их заявки. В остальном схема работы остаётся прежней.

Для компании плюс состоит в том, что поданные документы никуда не пропадают, поэтому есть возможность в любой момент пересмотреть их и наладить сотрудничество с компаниями, которые не получили какой-то тендер в прошлом, но предлагали интересные условия.

Плюсы работы с Microsoft Dynamics 365 Portal

Среди достоинств портала стоит отметить бесшовную интеграцию с Dynamics CRM и другими решениями Microsoft. Ещё один существенный плюс — настройка портала занимает минимальное время, поскольку нет необходимости писать код, для запуска не нужна большая команда разработчиков и интеграторов.

Кроме того, клиентам, использующим Microsoft Dynamics CRM и имеющим более 5 пользователей, Портал предоставляется бесплатно.

Использование Portal Dynamics 365 позволяет снизить временные затраты на обработку заявок подрядчиков за счёт:

  • автоматизации процесса подачи документов на проверку;
  • проверки по чёрному списку на входе;
  • возможности отправки заявки только при условии наличия полного пакета документов.

Благодаря этому появляется возможность сокращать численность работников, ответственных за приём документов, и уменьшать время, проходящее от регистрации подрядчика до начала активного сотрудничества с ним.

#Dynamics 365 Portal#Портал

комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Назад в блог