Возможности поиска в Dynamics 365 для Customer Engagement

Мария Иванова

Подпишитесь, чтобы получать новые статьи

  • Это поле используется для проверочных целей, его следует оставить без изменений.

В данной статье мы рассмотрим существующие возможности поиска данных в Dynamics 365 для Customer Engagement. Если в первых версиях программы Microsoft CRM поиск выполнялся только с помощью средств Расширенного поиска в рамках одной сущности, то сейчас система позволяет выполнять запросы по нескольким объектам системы, будто поисковик.

На сегодня в Dynamics 365 имеются следующие способы поиска данных:

  1. Расширенный поиск,
  2. Поиск по категориям,
  3. Поиск с сортировкой по релевантности (только для версии Online),
  4. Быстрый поиск в сетке сущности.

Рассмотрим подробнее каждый их них:

Расширенный поиск

Для начала вспомним возможности всем знакомого Расширенного поиска в Dynamics 365. С помощью Расширенного поиска можно:

  • Подготовить выборку данных на основе одной сущности;
  • Подготовить выборку данных на основе одной сущности, с использованием фильтрации по связанным объектам;
  • Подготовить выборку с запросом «Не содержится», то есть отобразить данные основной сущности, не имеющей записей в связанной;
  • Выполнить ряд действий с найденными записями (изменить, удалить, назначить и т.д.);
  • Выгрузить результат поиска в Excel в виде списка или сводной таблицы.

Для перехода в раздел Расширенного поиска достаточно кликнуть на значок «фильтра» в разделе быстрого доступа правого верхнего угла окна браузера:

Откроется окно Расширенного поиска, в котором необходимо:

  1. Выбрать основную сущность для выборки данных;
  2. Настроить фильтры по атрибутам основной сущности или атрибутам связанных объектов;
  3. Изменить столбцы представления;
  4. Отобразить результаты;
  5. Сохранить представления для дальнейшего использования, если это необходимо;
  6. Выгрузить выборку в файл.

Рассмотрим возможности настройки фильтров по атрибутам основной сущности или атрибутам связанных объектов:

  1. Сначала необходимо выбрать атрибут для настройки фильтра,
  2. Оператор сравнения отображается в зависимости от типа выбранного атрибута, например: равно/больше/меньше, содержит/не содержит данные, текущий год/месяц/неделя/день, последние Х лет/месяцев/недель/дней  и т.д.
  3. В зависимости от выбранного оператора отображается поле ввода для сравнения: число ввода, дата выбора, ссылка на сущность выбора записи, выбор из набора параметров и т.д.
  4. Выбранные фильтры можно объединить, используя операторы И/ИЛИ. По умолчанию предполагается оператор И.
  5. Аналогично фильтрации атрибутов основной сущности можно задавать параметры для связанных объектов, с типом связи 1:N (Организация:Встречи и Организация:Сотрудники). Для этого достаточно при выборе атрибута перейти в раздел Связанные объекты.
  6. Не так давно появился новый параметр для фильтрации, под названием «Не содержит данных». Он помогает найти записи основной сущности, которые не имеют данных в определенных связанных объектах. Например, поможет найти Организации, с которыми не было зафиксировано встреч. Также сможем найти все Контакты, для которого не было найдено звонков.

Чтобы изменить сортировку данных в представлении, необходимо нажать кнопку «Изменить столбцы», затем в открывшемся окне нажать кнопку «Изменить сортировку».

Чтобы изменить столбцы в отображаемом представлении, необходимо нажать кнопку «Изменить столбцы», затем в открывшемся окне нажать кнопку «Добавить столбцы».

В открывшемся окне с названием «Добавить столбцы», необходимо:

  1. Выбрать тип записи, для которой необходимо отобразить столбцы. Для выбора доступна, как основная сущность, так и связанные с типом связи N:1 (Организация:Головная организация или Организация:Основной контакт).
  2. Выбрать поля, которые должны отобразиться в представлении.
  3. Нажать кнопку ОК.      

Чтоб сохранить получившееся представление для дальнейшей работы необходимо нажать кнопку «Сохранить как» и ввести говорящее название. Данное представление доступно только пользователю, который его создал. Настройка общего доступа для сохраненного представления поможет отобразить его для коллег.

Работа с данными в представлении Расширенного поиска

С помощью формы Расширенного поиска можно выполнить множество полезных действий над записями в представлении. Можно выбрать все записи на одном листе или некоторые, установив флаги. Перечислим и рассмотрим некоторые из функций:

  • массовое удаление выбранных записей,
  • массовое изменение атрибутов выбранных записей,
  • массовое назначение ответственных для выбранных записей,
  • массовая активация/деактивация,
  • добавление выбранных записей в определенный маркетинговый список,
  • создание быстрой маркетинговой кампании (массовые звонки, письма, встречи и т.д.),
  • запуск бизнес-процесса для выбранных записей,
  • выгрузка данных в MS Excel.

Некоторые функции доступны только после выбора одной или нескольких записей.

Рассмотрим, как работает массовое изменение записей, выбранных в представлении Расширенного поиска. После выбора записей и нажатия на кнопку «Изменить», откроется форма объекта, в которой можно изменить одно или несколько полей, доступных для редактирования:

Напомним, что во всех представлениях по умолчанию отображается 50 записей. Количество записей в представлении можно увеличить до 250 с помощью персональных настроек:

Выгрузка данных в Excel

При необходимости всю страницу или всю выборку можно выгрузить в Excel. Для этого необходимо использовать кнопку «Данные», «Экспорт элемента …»:

При выборе типа выгрузки Статический лист или Статический лист (только страница), будут выгружены данные, согласно настроенному представлению.

При выборе типа выгрузки «Динамический лист» или «Динамическая сводная таблица» система предложит настроить поля для экспорта. При данном типе выгрузки экспорт выполняется по всем страницам представления.

Поиск по категориям

Поиск по категориям работает для 10 сущностей, заданных в настройках. Поиск выполняется по всем полям поиска, которые заданы администратором.  

Поиск по категориям доступен по умолчанию, а администратор системы может изменить список сущностей для работы механизма. Для этого необходимо перейти в Системные параметры, найти раздел «Выберите сущности с разбивкой по категориям» и подобрать сущности в порядке сортировки для отображения результатов:

Поиск по категориям можно найти на панели быстрого доступа:

  1. Нажать знак «лупы» на панели быстрого доступа,
  2. Выбрать тип «Поиск с разбивкой по категориям» и ввести слово поиска,
  3. Настроить фильтрацию по одной сущности, если необходимо,
  4. Перейти по страницам результатов.

Напомним, что поля для поиска можно добавить, используя настройку одного представления для выбранной сущности. Для этого необходимо в настройках сущности перейти в раздел «Представления» и найти системное «Представление быстрого поиска». В открывшемся окне нужно перейти в раздел «Добавить столбцы поиска». 

Главное не забыть опубликовать новые настройки.

Поиск с сортировкой по релевантности

Поиск по релевантности позволяет быстро получить полные результаты по нескольким сущностям единым списком, сортированным по релевантности. Используется выделенная служба поиска, независимая от Dynamics 365 для Customer Engagement (на базе Azure), чтобы повысить эффективность поиска Customer Engagement. Поиск по релевантности не использует числовые поля или поля с типом дата.

По умолчанию данный поиск не включен для организаций Dynamics 365 для Customer Engagement. Администратор системы может подключить его в Системных параметрах:

После включения поиска по релевантности необходимо подождать около часа (в зависимости от размеров организации), прежде чем результаты поиска по релевантности отобразятся в веб-приложении Customer Engagement.

Поиск с сортировкой по релевантности можно найти на панели быстрого доступа:

  1. Нажать знак «лупы» на панели быстрого доступа,
  2. Выбрать тип «Поиск с сортировкой по релевантности» и ввести слово поиска,
  3. Перейти в раздел результатов.

Поиск с сортировкой по релевантности не доступен для организаций Dynamics 365 for Customer Engagement (on-premises).

Быстрый поиск в сетке сущности

Во всех представлениях каждой сущности системы доступен быстрый поиск. Поиск выполняется по всем полям поиска, которые были настроены администратором в «Представлении быстрого поиска» (см. выше). Поиск выполняется по всем доступным записям сущности, независимо от выбранного представления.

Быстрый поиск может работать в режиме:

  • «Начинается с» — результаты содержат записи, начинающиеся с конкретного слова. Например, для поиска контактов с именем «Федор», достаточно ввести поисковый код «фед».
  • Специальный символ — например, «*дор» или «*дор*». Данный поиск найдет вхождения поискового кода.

Заключение

В заключении обзора поисковых механизмов Dynamics 365 для Customer Engagement напомним о разграничении прав доступа к записям. Все описанные схемы поиска отображают записи, согласно настройкам прав доступа для пользователей.

Если пользователь не может видеть записи смежного подразделения, то и с помощью поиска он их не найдет.

#Customer Engagement#Microsoft Dynamics 365 (CRM)#Поиск