«Project Service Automation» – проектный подход к продажам оборудования

Сегодня на примере производственной компании со сложным циклом продаж мы рассмотрим с вами возможности модуля «Project Service Automation» (сокр. – PSA) с проектным подходом к продажам товаров и услуг.

 

Цикл продаж в современной производственной компании представляет из себя сложный процесс, сильно зависящий от специфики конкретной компании. Сейчас трудно представить успешную компанию без развитой ИТ-инфраструктуры и CRM-системы в ее составе. Давайте разберемся, что должна уметь CRM-система для удовлетворения основных потребностей бизнеса, помня, что любой инструмент в бизнесе должен приводить к увеличению прибыли компании.

 

Выделим основные критерии, которым должна отвечать современная CRM-система для автоматизации полного цикла продаж:

 

  • Система должна позволять отслеживать всю историю сделки: от первого звонка до закрытия. Для некоторых видов бизнеса процесс продажи может занимать длительный период времени. В этом случае нам необходимо иметь доступ ко всей истории по сделке, ко всем взаимодействиям с клиентом, текущий статус продажи и тд.
  • Прозрачный процесс согласования технических и производственных документов. Процесс согласования является обязательным на производстве в большинстве отраслей. Согласованию подлежат технические документы, спецификации, сроки выполнения и др. Необходимо, чтобы CRM-система позволяла организовать процесс согласования прозрачно как для сотрудника отдела продаж, так и для сотрудника на производстве.
  • Прозрачность процесса производства продукции. При сложноорганизованном производственном процессе Ответственному необходимо четко и ясно понимать, на какой стадии сейчас находится его сделка и ее статус.  Это особенно важно для оперативного решения возникающих проблем, согласования изменения сроков и контроля выполнения сделки перед клиентом.
  • Средства для аналитики. Несомненно, в системе должны присутствовать мощные инструменты для работы с отчетами, построение диаграмм и графиков для дальнейшей аналитики и продуктивной работы менеджеров (диаграмм Ганта, например).

 

Эти 4 критерия описывают систему, которая должна полностью сопровождать весь цикл работы с клиентом в сфере продаж. Компания Microsoft предлагает нам использовать для этих целей модуль Project Service Automation в Microsoft Dynamics 365 (CRM), позволяющий полностью контролировать процесс продажи на основе проектов. Давайте рассмотрим поближе этот продукт, чтобы определиться, насколько он удовлетворяет нашим критериям системы для автоматизации цикла продаж.

Кратко о функционале «Project Service Automation»

Project Service Automation – это комплексное решение, предназначенное для работы с клиентами и поддержки полного цикла сопровождения сделки сотрудниками отдела продаж.

 

Можно выделить основные возможности PSA:

  • Покрывает первоначальные шаги по работе с клиентом. Это может быть предварительная оценка работ с выставлением счетов за нее и последующее заключение контрактов на выполнение.
  • Предоставляет возможности для планирования и распределения задач. Назначение подходящего исполнителя на задачу исходя из множества факторов (навыки, свободное время, местоположение и т.п.).
  • Обеспечивает работу всей производственной группы в рамках проекта/сделки.
  • Можно получить доступ к данным о текущей ситуации на проекте, ходе выполнения, возникших проблемах в реальном времени и своевременно отреагировать и спланировать дальнейшие действия.

 

Данное решение позволяет работать над одной сделкой различным участникам проектной группы (сотрудники отдела продаж, логистики, производства) еще на этапе квалификации сделки, согласования требований, спецификаций и формирования коммерческого предложения клиенту. Таким образом у каждого подразделения есть четкое понимание специфики предстоящей работы и задач с самого начала. А это в свою очередь положительно сказывается на качестве работы, сроках выполнения и общей удовлетворенности клиента.

 

Давайте рассмотрим основные шаги работы с модулем. При создании проекта можно выбрать заранее настроенный шаблон или создать новый. Необходимо указать название, описание, информацию о клиенте, задать планируемые даты начала и окончания проекта, а также дополнительные параметры, необходимые для расчетов стоимости.    Также необходимо выбрать участников проекта (рабочую группу), определить роли и другие параметры.

Карточка Проекта в Project Service Automation

Следующим этапом рассмотрим полезный функционал для менеджеров и руководителей –  декомпозицию проекта. В некоторых областях нет необходимости в детальном рассмотрении всех шагов проекта, планирование и декомпозиция осуществляется на более верхнем уровне. Однако некоторые сферы бизнеса просто не могут обойтись без тщательной проработки каждого шага и высокой степени детализации.

 

PSA позволяет нам очень гибко разделить проект на этапы и задачи, назначить ответственных, сроки выполнения. После чего система построит нам на основании введенных данных диаграмму Ганта, ставшую неким стандартом для руководителей проектов и дающую наглядную картину о текущей ситуации на проекте. Редактировать сроки, порядок выполнения работ можно непосредственно на диаграмме.

Диаграмма Ганта (Project Service Automation)

Можно отслеживать трудозатраты и стоимость каждого шага или этапа проекта на декомпозиции.

Трудозатраты и стоимость по этапам проекта

К проекту можно подгрузить файлы, которые физически располагаются на Sharepoint и с которыми будут работать участники рабочей группы. Это очень удобно для консолидированного сбора, хранения и учета материалов по проекту (спецификации, дополнительные требования и т.п).

Документы по проекту

Доступны сметные оценки по проекту: оценка стоимости, трудозатрат и продаж. В созданный проект можно добавлять новые и дополнительные расходы для контроля всех издержек по проекту даже с учетом возникших в процессе выполнения какого-либо этапа.

Расходы по проекту

Модуль позволяет настроить периодичность выставления счетов клиенту по проекту. В счетах отображаются условия, утвержденные работы и расходы.

 

Прекрасная интеграция с Microsoft Project дает возможность работать в привычной и знакомой среде при планировании работы над проектом. А при интеграции с Office 365 – возможность еще более плодотворной работы с коллегами, например, видеть календарь рабочей группы, проводить совместные обсуждения и совещания, работать совместно над документами проекта. Project Service Automation прекрасно интегрируется с клиентским порталом Microsoft Dynamics 365 (CRM), на котором ваш клиент может самостоятельно отслеживать статус выполнения работ по его заказу. Такие возможности, несомненно, благотворно влияют на лояльность клиента.

 

Доступность на любом устройстве является бесспорным плюсом в работе. Сотрудники могут работать с данным модулем как в web-браузере своего компьютера, так и с телефона или планшета.

Краткое резюме. «Project Service Automation».

В данной статье мы с вами рассмотрели только малую часть возможностей Project Service Automation от компании Microsoft. Подведем промежуточный итог всего сказанного. Данный модуль поможет вашему бизнесу в таких областях как:

 

  • Управление продажами и возможными сделками. Контролируйте лиды, сделки, отношения с клиентами в единой, цельной системе. Благодаря интеграции с Office 365 работа команды становится максимально прозрачной и эффективной.

 

  • Полный контроль над проектом. Настройка проекта, выставление счетов по проекту, отслеживание расходов и всевозможные отчеты. Все это позволяет максимально повысить производительность и эффективность. На каждом этапе можно оценить риски проекта, насколько он будет рентабелен.

 

  • Работа с трудовыми ресурсами. Планируйте, распределяйте трудовые ресурсы исходя из знаний и навыков конкретного человека. С такими возможностями риски неэффективного использования ресурсов стремятся к нулю. А что, если на проект назначен работник, которому не хватает компетенций? С данным модулем такого не произойдет.

 

  • Доступность в любом месте. Работа производится на выезде? Нет проблем, ведь PSA доступен на всех современных мобильных платформах. Можно всегда получить всю информацию по проекту, ввести информацию о трудозатратах, обсудить текущий статус с коллегами и многое другое. А Портал Dynamics 365 (CRM) позволяет вашим клиентам видеть текущую ситуацию по его проекту online (при необходимости).

 

  • Расчет бюджета. Модуль предоставляет возможности по отслеживанию и анализу затрат и доходов. Правильное прогнозирование при использовании ресурсов и бюджета дают понимание рентабельности еще на самой начальной стадии работы.

 

  • Панели мониторинга и отчеты. Все детали проекта можно представить в виде отчетов. Руководители могут создавать собственные панели мониторинга, отчетность с необходимыми данными и срезами и видеть информацию в наиболее удобном виде.

 

Таким образом Project Service Automation помогает каждому участнику проекта видеть всю необходимую информацию в реальном времени, четко понимать свою зону ответственности и выполнять свою часть работы наиболее эффективно.

 

Разнообразие решений может сбить с толку даже подкованного человека, однако использование любой новой технологии в итоге должно приводить к росту прибыли.

 

Консолидированное решение на базе Microsoft Dynamics 365 (CRM) для проектного подхода в бизнесе позволяет в первую очередь свести риски к минимуму и сократить временные затраты, а это в нашем мире ценится больше всего, «время – это деньги!». Используйте самые передовые технологии в вашем бизнесе, и результат не заставит себя ждать.