Dynamics 365 (CRM) и Outlook – больше, чем просто интеграция c почтой!

Вы – менеджер по продажам. Поэтому основную часть времени вы ведете активное взаимодействие с клиентами и заказчиками: письма, звонки, встречи. Важно ничего не упустить.

 

Cвязка Microsoft Outlook плюс Microsoft Dynamics 365 (CRM) даст вам больше возможностей, чем любая другая CRM-система. Почему? Давайте разберемся!

 

Интеграция между Microsoft Dynamics 365 (CRM) и Microsoft Office Outlook позволяет использовать знакомый интерфейс Outlook при работе с записями CRM-системы, данными по контактам и организациям, встречами, задачами, маркетинговым кампаниям и сервисному обслуживанию и т. д.

Как использовать интеграцию с Outlook?

Простая интеграция CRM-системы и Outlook позволит без дополнительных усилий собрать все необходимую переписку, задачи, звонки и встречи вокруг клиента или, например, возможной сделки, маркетинговой кампании, сервисного обращения.

 

То есть мы с вами можем связать не только переписку с клиентом, но и отразить внутреннее взаимодействие команды, переписку с производителем/поставщиком по заказу, задачи и встречи.

 

Работа с данными Dynamics 365 (CRM) из Outlook

Например, сотруднику отдела продаж в компании “СпецОборудование” поступает интересный запрос от потенциального клиента. Необходимо подготовить коммерческое предложение: подобрать оборудование, оценить работы по его установке и наладке, оценить доставку, сформировать и отправить документы по предложению.

 

Для бизнеса и процессов компании “СпецОборудование” важно, чтобы в CRM-системе сотрудники могли видеть не только переписку с клиентом, а полностью все взаимодействие по этой возможной сделке.

 

В Outlook, например, можно отслеживать по этой возможной сделке:

  • переписку с клиентом;
  • переписку с производителем оборудования;
  • переписку с инженерной службой;
  • переписку со службой логистики;
  • встречи с клиентом;
  • задачи со сроками, напоминаниями и ответственными;
  • переписку по коммерческому предложению, сформированному и отправленному из CRM-системы.

Вся эта переписка будет скопирована и отражена в Microsoft Dynamics 365 (CRM). Нет ограничений на размер почтового ящика. Как только письмо будет помечено в Outlook для отслеживания, все ответы на него будут автоматически попадать в систему.

Все возможности Dynamics 365 для Outlook

Синхронизация сообщений электронной почты доступна двумя способами:

 

  • Синхронизация на стороне сервера;
  • Microsoft Dynamics 365 для Outlook (включает агент синхронизации).

При использовании Dynamics 365 для Outlook можно получить доступ к основным функциям Dynamics 365 непосредственно из Outlook (создать/изменить запись, например) не только в режиме online, но и в автономном режиме.

 

Все возможности Dynamics 365 для Outlook

Dynamics 365 для Outlook также предоставляет дополнительные функции, которые недоступны в веб-клиенте. Например, доступны следующие возможности:

 

  1. Синхронизация адресной книги CRM-системы и Outlook по организациям, контактам, потенциальным клиентам и другим типам записей.
  2. Встречи, созданные в Microsoft Dynamics (CRM), отображаются непосредственно в календаре Outlook.
  3. Отслеживание сообщений электронной почты, встреч, контактов и задач Outlook. При отслеживании записи в Dynamics 365 для Outlook копия этой записи “отправляется” в Dynamics 365 и две записи синхронизируются. После отслеживания записи ее можно обновить в Dynamics 365 для Outlook или в Dynamics 365. Dynamics 365 для Outlook также автоматически синхронизирует записи, принадлежащие вам, из Dynamics 365 в Dynamics 365 для Outlook.
  4. Почта из Outlook может разбираться и привязываться к существующим в системе клиентам или отслеживаемым записям.
  5. Применение шаблонов электронной почты Dynamics 365 или вложение литературы и статей базы знаний из Dynamics 365 при отправке email-сообщений клиентам.
  6. Преимущества функциональных возможностей Outlook для настройки представлений данных Dynamics 365. Например, можно сортировать, фильтровать, форматировать, группировать и распределять по категориям представления так же, как при управлении представлениями в Outlook. Кроме того, можно открыть несколько представлений одновременно. Также может добавить условное форматирование и задать дальнейшие действия.
  7. Получите доступ к данным Dynamics 365 в дороге, работая в автономном режиме. Dynamics 365 для Outlook предоставляет фильтры синхронизации в автономном режиме, которые можно изменить перед переходом в автономный режим, чтобы отображались только требуемые данные. При работе в автономном режиме изменения сохраняются на локальном диске. При возврате в интерактивный режим Dynamics 365 для Outlook автоматически синхронизирует данные с сервером Dynamics 365.
  8. Для создания готовых к использованию документов, которые будут отображать данные Microsoft Dynamics 365, можно использовать Microsoft Dynamics 365 для Outlook вместе с Microsoft Office Word. С помощью слияния почты можно выполнять следующие операции:
  • Создавать новые шаблоны или использовать уже существующие для создания формы письма (договор, счет, приложение, справка и т.д.).
  • Отправлять форму письма контактам, организациям или маркетинговым спискам рассылки.
  • Повторно отправлять ранее созданные письма новым получателям.
  • Создавать коммерческие предложения из Outlook для оперативного реагирования на запрос клиента.

Как это выглядит на экране?

При установке Dynamics 365 для Outlook программное обеспечение добавляет несколько элементов пользовательского интерфейса на экран Outlook:

 

Панель навигации

 

В левой части экрана на панели навигации отображается папка организации. Под именем организации отображается список папок Dynamics 365, используемые для перехода к нужной области и просмотра различных записей. При подключении к нескольким организациям на панели навигации отобразится отдельная папка для каждой организации.

 

 

Лента

 

На ленте отображаются различные кнопки и функции в зависимости от контекста. Например, при просмотре списка возможных сделок, на ленте отображаются кнопки, которые применяются к возможным сделкам. Для встреч, контактов и задач на ленте доступен отдельный раздел “Dynamics 365”.

 

 

Списки, представления и область чтения

 

При использовании панели навигации и открытии папки определенного типа записей (например, организации), отобразится список записей из CRM-системы. Список определяется активным представлением и любыми условиями поиска или фильтром, которые были применены.

 

При выборе записи в списке в области чтения под списком отобразятся сведения об этой записи. Данные в области чтения доступны только для чтения — это быстрый способ просмотреть содержимое записи, их, конечно, можно изменить, открыв саму запись.

 

Можно изменить расположение области чтения либо включить/отключить ее. Также можно настроить сведения, отображаемые в области чтения.

 

Требования к программному обеспечению (ПО)

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online.

 

Требуется одна из следующих операционных систем:

 

  • Windows 10 (32-разрядная и 64-разрядная версии)*
  • Windows 8.1 или Windows 8 (32-разрядная и 64-разрядная версии)
  • Windows 7 с пакетом обновления 1 (SP1) (32- и 64-разрядные версии)
  • Windows Server 2012 и Windows Server 2012 R2 при работе как приложение Службы удаленного рабочего стола

Одна из следующих версий Microsoft Office:

 

  • Microsoft Office 2016*
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2010

*Эта функция доступна, только если организация провела обновление до Обновление 1.1 Microsoft Dynamics CRM Online 2015, Обновление 0.2 Microsoft Dynamics CRM 2015 или Microsoft Dynamics 365.

 

Полные и актуальные требования к ПО и оборудованию.

 

Напоследок хочется еще раз отметить несколько фактов:

 

1.  Интеграция с Microsoft Outlook – это уникальное рабочее место для менеджера по продажам. “2 в 1” – самый лучший почтовый клиент и CRM-система, чего еще желать?

 

2.   Интеграция с электронной почтой – это возможность собрать всю информацию по возможной сделке в едином пространстве. Помимо этого Microsoft OneNote для ведения заметок и 1Drive, Sharepoint для хранения документов и файлов в привязке к клиенту или заказу сделают работу сотрудников еще более эффективной!

 

3.   Среди остальных CRM-систем Dynamics 365 (CRM) выделяется широкими возможностями, а не банальной привязкой почты по линии “продавец-клиент”.

 

Если у вас есть какие-либо вопросы или хотите посмотреть вживую, свяжитесь с нами для запроса демонстрации системы!